Skip to main content

The VKR Holding whistle-blower system

In 1965, the founder of the VKR Group, Villum Kann Rasmussen, formulated the Model Company Objective. It still guides our way of doing business in the VKR Group, and how we want to act:


“It is the Group’s purpose to establish a number of Model Companies which cooperate in an exemplary manner. By Model Company, we mean a company working with products useful to the society which treats its customers, suppliers, employees of all categories and shareholders better than most other companies.

A Model Company makes a profit, which can also finance growth and maintain financial independence.”

Help us in the VKR Group to protect our image as a Model Company. You can do this by reporting cases that may involve financial crime, irregularities in accounting, corruption, or health & safety and environmental violations.

It is important that the VKR Whistle-Blower System is neither used to file false accusations against persons, nor any untrue information – and you may only report instances of criminal offenses.

We encourage you to provide your name in the report so that it is possible to communicate with you if more information is needed to respond to the issue. All reports are handled strictly confidently, so you are guaranteed full anonymity vis-à-vis the person(s) being notified. You can find more information about this in the menu item “Privacy Policy” above.

WHAT CAN BE REPORTED?

In the whistleblower system, you can report serious matters such as, e.g., bribery, extortion, embezzlement, theft, accounting irregularities, etc.

Matters such as bullying, dissatisfaction with wages, violations of the alcohol policy, etc., should not be reported here. They should instead be reported through the normal channels.

ANONYMITY

To ensure your anonymity, you must do the following:

  • If possible, do not report from a PC provided by your employer.
  • Do not use a PC that is connected to the company’s network/intranet.
  • Access the whistleblower system directly by copying or writing the URL address in an internet browser rather than by clicking on a link.
  • Do not write your own personal details.

OPEN A POST BOX

When you send the report, you have the option to choose whether you remain available for further inquiries by opening a secure post box.

We recommend that you make yourself available because we may not be able to finalise the case without further information from you.

When you create a post box, you will be given a case number, and you will choose a password. You will use the case number and password to log in to the post box in order to see if you have received any questions.

Regardless of whether or not you remain anonymous or you write your name, we ask you to open a post box. This makes it safer and easier for us to communicate.

All communication with us is anonymous if you wish it to be.

Altaterra whistle-blower policy

1. The Purpose of the Whistle-Blower Policy

The Whistle-Blower policy underpins our obligations as a Model Company, and the management of the ALTATERRA Group wishes to encourage an open dialogue on all issues related to illegal business methods, non-compliance with our policies and other issues that may be considered illegal.

The purpose of the whistle-blower system is to ensure that issues or behaviour deriving from employees in ALTATERRA entities, or others with a relation to companies within the ALTATERRA Group, can easily and securely be reported to an external and impartial party under observation of the General Data Protection Regulation. Furthermore, we want to ensure that this can be done at any time and that nobody will be subject to harassment or other discrimination when using the whistle-blower system in good faith.

All employees, and others with a relation to entities within the ALTATERRA Group (including members of ALTATERRA Management Team and the Board of Directors) are covered by the whistle-blower system and can report such matters to the system for investigation.

2. What to report

The whistle-blower system can be used solely to report criminal offences that may affect the company or that may have an impact on the life or well-being of an individual. Examples are:

  • Financial fraud, for instance embezzlement, fraud and forgery
  • Violation of corporate governance, for instance bribery, violations of competition law and donations for illegal purposes
  • Violation of work environment and work safety
  • Violation of environment legislation and pollution of the environment
  • Physical violence and sexual offences.

The whistle-blower system cannot be used to report minor offences such as dissatisfaction with salary level, infringements of guidelines on smoking and alcohol, workplace bullying, cooperation difficulties or other HR-related personnel issues. You are recommended to discuss issues that do not concern illegal aspects with the person(s) who in your opinion do(es) not act appropriately before you bring an issue to a higher level. Should you decide to escalate an issue, you should report it to your immediate superior, HR or a relevant person of trust, for instance a trade union safety officer.

The data controller of the whistle-blower system is the HR Manager Ivett Kovacs at ALTATERRA Kft.

If you have any questions about the ALTATERRA Whistle-Blower Policy, please contact Altaterra HR or hr@altaterra.eu

3. Where to report

You can make a report by going here

Privacy Policy

What information will be registered?

The system can only be used to report on significant matters such as, e.g., financial crimes, significant work safety violations, significant violations of environmental regulations, and on environmental pollution, physical violence, sexual assaults, etc.

If reports on less significant matters, such as, e.g., dissatisfaction with wages, difficulties with cooperation and violations of smoking and alcohol policies are received, this information will be deleted immediately.

By “organisation” is referred to the organisation that receives the report.

Logging

The registration of reports takes place anonymously in the system. The only thing that is registered is the report itself. There is no log made as to the IP address or machine ID of the computer on which the report is made.

Correction of registered information

If you realise that you have provided incomplete or incorrect information, just make a new report in the system in which you refer to the previous report and describe what should be corrected.

If you, in connection with the creation of a report, have decided to create a secure post box, you can make the correction by logging in to the system using your case number and the password you had created.

Transfers of registered information

The information registered in the system is generally not transferred to a third party outside of the organisation. However, in the following circumstances, the information may be transferred onward:

  • Transfer to an external attorney or auditor in connection with the case processing of the report.
  • If the report results in a lawsuit.
  • If the law so requires.

Your personal Information (name, email and telephone number)

If you provide your personal information, be aware that the organisation can use your personal information when investigating the case, and also during any subsequent lawsuit.

The organisation guarantees that your personal data protection rights will be respected without limitations and will only be used as described above.

The organisation will not share your personal information with third parties outside of the organisation except for the cases as described above in the section ”Transfer of registered information.”

Deletion of registered data

Registered data may only be retained for as long as there is a need for it. When there no longer is a need for retaining the registered information, the information is deleted.

IT Security

The reporting system is hosted by Got Ethics A/S, an independent party guaranteeing the system’s security and anonymity.

Got Ethics A/S has taken the necessary technical and organisational measures to prevent personal data from being accidentally or unlawfully destroyed, lost or damaged and to prevent any unauthorised disclosure or misuse of the personal data. The processing of personal data is subject to strict controls and procedures and is in compliance with good practices in the field.

All data is transmitted and stored encrypted. No unencrypted information is sent over the open Internet.

Anonymity

The system does not log IP addresses and machine IDs, and does not use cookies.

If a report is made from a computer on the organisation’s network, there is a risk that the visited webpages will be logged in the browser’s history and/or the organisation’s log. This risk can be eliminated by submitting the report from a computer which is not connected to the organisation’s network.

If you upload documents, you should be aware that the documents can contain metadata which can compromise your identity. Therefore, you should ensure that any identifying metadata is removed from a document before it is uploaded.

It is optional to make either an anonymous report or a report containing personal data. If a reporter chooses not to remain anonymous, the reporter’s identity will be known to the persons that handle the case. In this case the reporter risks being called as a witness in any lawsuit, and the reporter’s anonymity thus can be lost.

Be aware that if you choose to give further information when submitting the report from which you can directly or indirectly be identified, the organization will also process this information when handling the case. This also apply if you have chosen to remain anonymous.

What is the legal basis for the organisation’s processing of information in the system?

The legal basis for the processing of your information is as follows:

  • The processing is necessary for the purpose of pursuing a legitimate interest of handling illegalities and this interest clearly exceeds the interests of the registered person, cf. the European Data Protection Regulation article 6, number 1, letter f.
  • The processing is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims or whenever courts are acting in their judicial capacity. cf. the European Data Protection Regulation article 9, number 2, letter f.
  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the organisation is subject. cf. the European Data Protection Regulation article 6, number 1, letter c.
  • Any specific legislation on mandatory whistleblower solutions.

Your rights

According to the European Data Protection Regulation you have a number of rights. If you want to exercise these rights, you must contact the organisation.

  • The right to see information
    You have the right to see what personal data the organisation process about you and a number of other information. However, this right may never violate other persons’ rights or freedom rights.
  • The right of correction
    You have the right to have false personal data about you corrected.
  • The right of deletion
    In special cases you have the right to have information about you deleted before the time of the ordinary general deletion occurs.
  • The right of restriction
    In special cases you have the right to have the processing of your personal data restricted. If you have the right to have the processing restricted, the organisation is only allowed to process the information – except from storage – with your consent or to establish, exercise or defend legal claims or to protect a person or a vital public interest.
  • The right of objection
    In special cases you have the right to object to the organisation’s otherwise legitimate processing.

You can read more about your rights HERE

Questions

If you have any questions regarding personal data protection, you may contact Jesper Dannemann from Got Ethics A/S by e-mail: jda@gotethics.com.
The organisation is data controller for the processing of the personal data that you report and can be contacted through the ordinary communication channels. Likewise, the organisation’s data protection officer can be contacted through the ordinary communication channels (if they have appointed a data protection officer) if you have questions about the processing of the information.

Complaint

If you want to complaint about the processing of your personal data, you are entitled to submit a complaint to the competent supervisory authority.
You can download a list of the European supervisory authorities HERE

Procedura zgłaszania nieprawidłowości w VKR Holding 

W 1965 roku założyciel Grupy VKR, Villum Kann Rasmussen, sformułował Cel Spółki modelowej. Do dziś kieruje on naszym sposobem prowadzenia działalności w ramach Grupy VKR oraz naszym postępowaniem: 


„Celem Grupy jest utworzenie wielu Spółek modelowych, które współpracują ze sobą we wzorcowy sposób. Poprzez Spółkę modelową rozumiemy spółkę pracującą z produktami przydatnymi dla społeczeństwa, która traktuje swoich klientów, dostawców, wszystkich pracowników i udziałowców lepiej niż większość innych spółek. 
 
Spółka modelowa osiąga zysk, który pozwala na finansowanie rozwoju i utrzymanie niezależności finansowej”. 


Pomóż Grupie VKR chronić wizerunek Spółki modelowej. Możesz to zrobić, zgłaszając nieprawidłowości, które dotyczą przestępstw finansowych, nieprawidłowości w księgowości, korupcji lub naruszeń bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska. 

Ważne jest, aby system zgłaszania nieprawidłowości VKR nie był wykorzystywany do zgłaszania fałszywych oskarżeń ani żadnych nieprawdziwych informacji –wolno zgłaszać tylko przypadki popełnienia przestępstwa. 

Zachęcamy do podania w zgłoszeniu swojego imienia i nazwiska, aby możliwy był kontakt, jeśli do rozwiązania problemu potrzebne będą dodatkowe informacje. Wszystkie zgłoszenia są traktowane ściśle poufnie, więc gwarantujemy zgłaszającym pełną anonimowość. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na naszej stronie w sekcji „Polityka prywatności”. 

Co można zgłaszać?

W systemie zgłaszania nieprawidłowości można zgłaszać poważne sprawy, takie jak np. łapówki, wymuszenia, malwersacje, kradzież, nieprawidłowości w księgowości itp. 

Problemy, takie jak zastraszanie, niezadowolenie z wynagrodzenia, naruszenia zasad dotyczących alkoholu w pracy itp., powinny być zgłaszane standardowymi kanałami. 

Anonimowość 

Aby zapewnić sobie anonimowość, postępuj w następujący sposób: 

  • Jeśli to możliwe, nie dokonuj zgłoszenia z komputera przekazanego przez swojego pracodawcę. 
  • Nie korzystaj z komputera, który jest podłączony do sieci/intranetu spółki VKR. 
  • Wejdź do systemu zgłaszania nieprawidłowości bezpośrednio poprzez skopiowanie lub wpisanie adresu URL w przeglądarce, a nie poprzez kliknięcie w link. 
  • W zgłoszeniu nie podawaj szczegółów, które mogłyby pomóc w Twojej identyfikacji. 

    Otwórz skrzynkę pocztową

    Gdy wysyłasz zgłoszenie, możesz zdecydować, czy chcesz być dostępny w przypadku dalszych pytań poprzez otwarcie bezpiecznej skrzynki pocztowej. 

    Zalecamy umożliwienie kontaktu, ponieważ bez dodatkowych informacji od Ciebie możemy nie być w stanie zakończyć sprawy. 

    Gdy utworzysz skrzynkę pocztową, otrzymasz numer sprawy i wybierzesz hasło. Będziesz używał numeru sprawy i hasła do zalogowania się na skrzynkę pocztową w celu sprawdzenia, czy otrzymałeś jakieś pytania. 

    Niezależnie od tego, czy chcesz zachować pełną anonimowość, czy podasz swoje imię i nazwisko, prosimy o utworzenie skrzynki pocztowej. Dzięki temu komunikacja będzie bezpieczniejsza i łatwiejsza. 

    Wszelka komunikacja z nami jest anonimowa, jeśli sobie tego życzysz. 

    1. Cel polityki zgłaszania nieprawidłowości

    Niniejsza polityka zgłaszania nieprawidłowości stanowi podstawę naszych zobowiązań jako Spółki modelowej, a zarząd Grupy ALTATERRA dąży do promowania otwartego dialogu na temat wszystkich kwestii związanych z nielegalnymi metodami prowadzenia działalności, brakiem zgodności z procedurami i innymi kwestiami, które mogą być uznane za niezgodne z prawem. 

    Celem systemu zgłaszania nieprawidłowości jest zapewnienie, aby problemy lub zachowania związane z pracownikami ALTATERRA lub innymi osobami związanych ze spółkami w Grupie ALTATERRA mogły być w prosty i bezpieczny sposób zgłaszane zewnętrznej i bezstronnej stronie, zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Ponadto, chcemy zapewnić możliwość zgłoszenia w każdej chwili oraz aby nikt nie doświadczał nękania lub innej dyskryminacji podczas korzystania z systemu zgłaszania nieprawidłowości. 

    Wszyscy pracownicy i inne osoby związane z podmiotami Grupy ALTATERRA (w tym członkowie Zespołu kierowniczego i Zarządu ALTATERRA) są objęte systemem zgłaszania nieprawidłowości i mogą zgłaszać problemy w systemie w celu ich wyjaśnienia. 

    2. Co należy zgłaszać

    System zgłaszania nieprawidłowości może być używany wyłącznie do zgłaszania przestępstw, które mogą mieć wpływ na spółkę bądź na życie lub dobrostan dowolnej osoby. Przykłady to: 

    • Oszustwo finansowe, na przykład malwersacja, nadużycie finansowe i fałszerstwo 
    • Naruszenie ładu korporacyjnego, na przykład łapówka, naruszenie prawa w zakresie konkurencji i dotacje w niezgodnych z prawem celach 
    • Naruszenie zasad bezpieczeństwa środowiska i warunków pracy 
    • Naruszenie przepisów dotyczących ochrony środowiska i zanieczyszczenia środowiska 
    • Przemoc fizyczna i przestępstwa seksualne. 

    System zgłaszania nieprawidłowości nie może być wykorzystywany w celu zgłaszania drobnych wykroczeń, takich jak niezadowolenie z poziomu wynagrodzenia, naruszenie wytycznych dotyczących palenia i spożywania alkoholu, mobbing w miejscu pracy, trudności we współpracy lub inne problemy kadrowe. Zalecamy omówienie problemów, które nie dotyczą kwestii niezgodnych z prawem z osobami, które w Twojej opinii nie postępują właściwie, zanim zgłosisz problem wyżej. Jeżeli zdecydujesz się eskalować problem, zgłoś go do swojego bezpośredniego przełożonego, działu HR lub odpowiedniej zaufanej osoby, na przykład specjalisty ds. bezpieczeństwa w związku zawodowym. 

    Administratorem danych osobowych w systemie zgłaszania nieprawidłowości jest Kierownik ds. HR Ivett Kovacs w ALTATERRA Kft. 

    W przypadku pytań związanych z Polityką zgłaszania nieprawidłowości ALTATERRA prosimy o kontakt z działem HR Altaterra lub na adres hr@altaterra.eu 

    3. Gdzie zgłaszać nieprawidłowości

    Możesz dokonać zgłoszenia przechodząc tutaj 

    Jakie informacje będą zarejestrowane? 

    System może być wykorzystywany wyłącznie do zgłaszania istotnych kwestii, takich jak przestępstwa finansowe, istotne naruszenia bezpieczeństwa pracy, istotne naruszenia przepisów w zakresie ochrony środowiska i zanieczyszczenia środowiska, przemoc fizyczna, napaści na tle seksualnym itp. 

    W przypadku zgłoszeń mniej istotnych kwestii, takich jak np. niezadowolenie z poziomu wynagrodzenia, trudności we współpracy i naruszenia wytycznych dotyczących palenia i spożywania alkoholu, informacje te będą niezwłocznie usuwane. 

    Przez „organizację” rozumie się organizację, która otrzymuje zgłoszenie. 

    Logowanie 

    Rejestracja zgłoszeń w systemie odbywa się anonimowo. Jedyną rejestrowaną informacją jest samo zgłoszenie. Nie tworzy się żadnego dziennika dotyczącego adresu IP lub identyfikatora komputera, na którym sporządzane jest zgłoszenie. 

    Poprawa zarejestrowanych informacji 

    Jeśli zauważysz, że podałeś niekompletne lub niepoprawne informacje, po prostu sporządź w systemie nowe zgłoszenie, w którym odniesiesz się do poprzedniego zgłoszenia i opisz, co należy poprawić. 

    Jeżeli w związku ze sporządzeniem zgłoszenia zdecydujesz się na utworzenie bezpiecznej skrzynki pocztowej, możesz nanieść poprawki logując się do systemu przy użyciu numeru sprawy i utworzonego przez siebie hasła. 

    Przekazywanie zarejestrowanych informacji 

    Informacje zarejestrowane w systemie nie są przekazywane osobom trzecim poza organizacją. Niemniej jednak, w następujących okolicznościach informacje mogą być przekazane dalej: 

    • Przekazanie zewnętrznemu prawnikowi lub audytorowi w związku z przetwarzaniem zgłoszonej sprawy. 
    • Jeśli zgłoszenie skutkuje procesem sądowym. 
    • Jeśli wymaga tego prawo. 

    Twoje dane osobowe (imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu) 

    Jeśli podasz swoje dane osobowe, musisz pamiętać, że organizacja może wykorzystać je podczas badania sprawy i podczas następującego po tym procesu sądowego. 

    Organizacja gwarantuje, że Twoje prawa w zakresie ochrony danych osobowych będą przestrzegane bez ograniczeń i dane będą wykorzystywane wyłącznie w sposób opisany powyżej. 

    Organizacja nie udostępni Twoich danych osobowych osobom trzecim poza organizacją z wyjątkiem przypadków opisanych powyżej w sekcji „Przekazywanie zarejestrowanych informacji”. 

    Usuwanie zarejestrowanych danych 

    Zarejestrowane dane mogą być przechowywane tylko tak długo jak jest to potrzebne. Gdy nie ma już potrzeby przechowywania zarejestrowanych informacji, są one usuwane. 

    Bezpieczeństwo IT 

    System zgłaszania jest hostowany przez Got Ethics A/S, niezależną stronę gwarantującą bezpieczeństwo i anonimowość w systemie. 

    Got Ethics A/S podejmuje niezbędne środki techniczne i organizacyjne w celu zapobiegania przypadkowemu lub niezgodnemu z prawem zniszczeniu danych osobowych, ich utracie lub uszkodzeniu oraz zapobiegania nieuprawnionemu ujawnieniu lub niewłaściwemu wykorzystaniu danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych podlega ścisłej kontroli i procedurom i jest zgodne z dobrymi praktykami w tej dziedzinie. 

    Wszystkie dane są przekazywane i przechowywane w formie zaszyfrowanej. Żadne niezaszyfrowane dane nie są przesyłane za pośrednictwem otwartej sieci internetowej. 

    Anonimowość 

    System nie rejestruje adresów IP i numerów ID urządzeń i nie korzysta z plików cookie. 

    Jeżeli zgłoszenie składane jest z komputera znajdującego się w sieci organizacji, istnieje ryzyko, że odwiedzane strony internetowe zostaną zarejestrowane w historii przeglądarki i/lub dzienniku organizacji. Ryzyko to można wyeliminować, dokonując zgłoszenia z komputera, który nie jest podłączony do sieci organizacji. 

    Jeśli prześlesz dokumenty, musisz pamiętać, że mogę one zawierać metadane, które mogą zdradzić Twoją tożsamość. Dlatego należy upewnić się, że wszelkie umożliwiające identyfikację metadane są usunięte z dokumentu przed przesłaniem go. 

    Istnieje możliwość dokonania zgłoszenia anonimowego lub zgłoszenia zawierającego dane osobowe. Jeżeli osoba dokonująca zgłoszenia postanowi nie zachowywać anonimowości, jej tożsamość będzie znana osobie zajmującej się sprawą. W takim przypadku osoba dokonująca zgłoszenia ryzykuje możliwość wezwania jej jako świadka podczas procesu sądowego i w związku z tym utracona zostanie anonimowość zgłaszającego. 

    Należy pamiętać, że przekazując podczas dokonywania zgłoszenia szczegółowe informacje, które bezpośrednio lub pośrednio umożliwiają zidentyfikowanie Ciebie, organizacja będzie również przetwarzać te informacje podczas rozpatrywania sprawy. Ma to zastosowanie również wtedy, gdy postanowisz zachować anonimowość. 

    Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych w systemie przez organizację? 

    Podstawy prawne dla przetwarzania Twoich danych są następujące: 

    • Przetwarzanie danych jest konieczne w celu realizacji uzasadnionego interesu związanego z postępowaniem w sprawach niezgodności z prawem, a interes ten wyraźnie przewyższa interesy zarejestrowanej osoby, por. europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych art. 6, ust. 1, lit. f). 
    • Przetwarzanie danych jest konieczne do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych lub gdy sądy działają w ramach swoich kompetencji., por. europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, art. 9, ust. 2, lit. f). 
    • Przetwarzanie jest konieczne w celu zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi, którym podlega organizacja, por. europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, art. 6, ust. 1, lit. c). 
    • Wszelkie szczegółowe przepisy dotyczące obowiązkowych rozwiązań w zakresie zgłaszania nieprawidłowości. 

    Twoje prawa 

    Zgodnie z europejskim rozporządzeniem o ochronie danych, masz szereg praw. Jeśli chcesz skorzystać z tych praw, musisz skontaktować się z organizacją. 

    • Prawo wglądu w informacje 
      Masz prawo wiedzieć, które z Twoich danych osobowych organizacja przetwarza oraz poznać wiele innych informacji. Niemniej jednak, to prawo nie może nigdy naruszać praw innych osób lub prawa do wolności. 
    • Prawo do sprostowania informacji 
      Twoim prawem jest, aby nieprawdziwe dane osobowe na Twój temat zostały poprawione. 
    • Prawo do usunięcia informacji 
      W szczególnych przypadkach masz prawo do tego, aby informacje o Tobie zostały usunięte zanim nastąpi zwykłe ogólne usunięcie. 
    • Prawo do ograniczenia przetwarzania 
      W szczególnych przypadkach masz prawo do tego, aby przetwarzanie Twoich danych osobowych zostało ograniczone. Jeżeli masz prawo do ograniczenia przetwarzania, organizacja może przetwarzać Twoje dane – za wyjątkiem ich przechowywania – tylko za Twoją zgodą lub w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych lub w celu ochrony innej osoby lub istotnego interesu publicznego. 
    • Prawo sprzeciwu 
      W szczególnych przypadkach masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych przez organizację w sposób zgodny z prawem. 

      Możesz dowiedzieć się więcej o swoich prawach TUTAJ 

       

      Pytania 

      W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych, skontaktuj się z Jesperem Dannemannem z Got Ethics A/S pod adresem e-mail: jda@gotethics.com. 
      Organizacja jest administratorem danych w odniesieniu do przetwarzania zgłoszonych przez Ciebie danych osobowych i można skontaktować się z nią poprzez standardowe kanały komunikacji. Podobnie, w przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych, z inspektorem ochrony danych organizacji można również skontaktować się poprzez standardowe kanały komunikacji (jeżeli organizacja wyznaczyła inspektora ochrony danych). 

      Skargi 

      Jeżeli chcesz wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, masz prawo złożyć ją do właściwego organu nadzoru. 
      TUTAJ można pobrać listę europejskich organów nadzoru. 

      A VKR Holding visszaélés-bejelentő rendszere 

      Azt javasoljuk, a bejelentésben adja meg a nevét, hogy felvehessük Önnel a kapcsolatot, ha további információkra lenne szükségünk az ügy kezeléséhez. Valamennyi bejelentést szigorúan bizalmasan kezelünk, garantáljuk, hogy a bejelentett személy előtt Ön teljes anonimitásban marad. Erről további információkat a fenti „Adatvédelmi szabályzat” menüpontban találhat.

      Mit lehet bejelenteni?

      A visszaélés-bejelentő rendszerben súlyos ügyeket jelenthet be, például vesztegetést, zsarolást, sikkasztást, lopást, számviteli szabálytalanságokat stb.

      Az olyan problémák, mint a zaklatás, a bérek miatti elégedetlenség, az alkoholszabályzat megsértése stb. nem ide tartozik. Ezeket a normál csatornákon keresztül kell bejelenteni.

      Névtelenség

      Névtelensége garantálásához tegye a következőket:

      • Ha lehetséges, ne a munkáltatója által rendelkezésre bocsátott számítógépről tegye a bejelentést.
      • Ne olyan számítógépet használjon, amely kapcsolódik a vállalati hálózatra/intranetre.
      • A visszaélés-bejelentő rendszert ne egy hivatkozásra kattintva nyissa meg, hanem másolja vagy írja be az URL-címet egy internetböngésző címsorába.
      • Ne írja be a saját személyes adatait.

      Postafiók létrehozása

      A jelentés beküldése során lehetősége van létrehozni egy biztonságos postafiókot, melyen keresztül elérhető lesz a későbbi vizsgálathoz.

      Javasoljuk, hogy legyen elérhető, hiszen előfordulhat, hogy nem tudjuk befejezni az ügy feldolgozását anélkül, hogy további információt kapnánk Öntől.

      Amikor létrehoz egy postafiókot, kap egy ügyszámot, és meg kell adnia egy jelszót. Ezek használatával léphet be a postafiókba, hogy ellenőrizhesse, feltettünk-e Önnek valamilyen kérdést.

      Függetlenül attól, hogy titokban tartja személyazonosságát vagy megadja nevét, arra kérjük, hogy hozzon létre egy postafiókot. Így biztonságosabban, és könnyebben kommunikálhatunk Önnel.

      Ha kívánja, a velünk folytatott kommunikációban végig névtelen marad.

      1. A VISSZAÉLÉSEK BEJELENTÉSÉVEL KAPCSOLATOS IRÁNYELV CÉLJA

      A visszaélés-bejelentő rendszerrel kapcsolatos szabályzat támogatja a modellvállalati kötelezettségeinket, és az ALTATERRA csoport vezetése nyílt párbeszédet kíván kezdeményezni a jogellenes üzleti módszerekkel kapcsolatos valamennyi kérdésről, szabályzataink megsértéséről és egyéb jogellenesnek tekinthető kérdésekről. 

      A visszaélés-bejelentő rendszer célja, hogy az ALTATERRA munkavállalóinak, vagy más, az ALTATERRA csoporton belüli vállalatokhoz kapcsolódó egyéb személyektől eredő problémákat vagy magatartást könnyen és biztonságosan, az általános adatvédelmi rendeletnek megfelelően be lehessen jelenteni egy pártatlan külső félnek. Biztosítani kívánjuk továbbá, hogy ez bármikor megtehető legyen, és hogy a visszaélés-bejelentő rendszer jóhiszemű használata folytán senki ne legyen kitéve zaklatásnak vagy egyéb hátrányos megkülönböztetésnek. 

      A visszaélés-bejelentő rendszer az ALTATERRA csoport valamennyi munkavállalójára és a csoporton belüli vállalatokhoz kapcsolódó valamennyi egyéb személyre (beleértve az ALTATERRA vezetőségének és igazgatótanácsának tagjait) kiterjed, mely személyek bejelenthetnek a rendszernek ilyen kivizsgálandó ügyeket. 

      2. MITJELENTHETBE?

      A visszaélés-bejelentő rendszer kizárólag olyan bűncselekmények bejelentésére használható, amelyek hatással lehetnek a vállalatra, illetve természetes személyek életére vagy jóllétére. Például:

      • Pénzügyi csalás
      • Vállalatirányítási szabályok megszegése, pl. vesztegetés, versenyjogi törvények megszegése, etikátlan adományok
      • A munkakörnyezetre, munkahelyi biztonságra vonatkozó szabályok megszegése
      • A környezetvédelemmel kapcsolatos jogszabályok megszegése és környezetszennyezés
      • Fizikai erőszak és szexuális bántalmazás 

      A visszaélés-bejelentő rendszer nem használható olyan kisebb súlyú ügyek bejelentésére, – mint például a bérszinttel való elégedetlenség, a dohányzásra és az alkoholfogyasztásra vonatkozó irányelvek megszegése, munkahelyi erőszakos viselkedés, együttműködési nehézségek, és más HR- vonatkozású személyes problémák – bejelentésére. Azt javasoljuk, hogy a jogsértő jelleggel nem rendelkező problémákat vitassa meg azokkal a személyekkel, akik véleménye szerint kifogásolhatóan járnak el, mielőtt magasabb szintre terjesztené fel az ügyet. Amennyiben az ügy felterjesztése mellett dönt, jelentse azt közvetlen felettese, a HR vagy a bizalmát élvező megfelelő személy, például egy szakszervezeti biztonsági tisztviselő felé.

      A visszaélés-bejelentő rendszer adatkezelője az ALTATERRA Kft. HR-vezetője, Kovács Ivett.

      Az ALTATERRA visszaélés-bejelentési szabályzatával kapcsolatos kéréseivel forduljon az Altaterra HR-osztályához, vagy írjon a hr@altaterra.eu címre.

      3. HOLTEHETBEJELENTÉST?

      Bejelentéstitt tehet. 

      Milyen információk kerülnek nyilvántartásba? 

      A rendszer csak súlyos ügyek, mint például pénzügyi bűncselekmények, a munkabiztonság súlyos megsértése, a környezetvédelmi előírások súlyos megsértése, környezetszennyezés, fizikai erőszak, szexuális bántalmazás stb. bejelentésére használható. 

      A kevésbé súlyos ügyekről, például a bérekkel való elégedetlenségről, az együttműködés nehézségeiről, valamint a dohányzásra és az alkoholfogyasztásra vonatkozó szabályzat megsértéséről szóló bejelentések információit azonnal töröljük. 

      „Szervezet” alatt a bejelentést megkapó szervezet értendő. 

      NAPLÓZÁS 

      A bejelentéseket a rendszer névtelenül veszi nyilvántartásba. Kizárólag maga a bejelentés kerül rögzítésre. A bejelentéstételre használt számítógép IP-címéről vagy gépazonosítójáról nem készül naplóbejegyzés. 

      A NYILVÁNTARTÁSBA VETT INFORMÁCIÓK HELYESBÍTÉSE

      Amennyiben hiányos vagy helytelen információkat adott meg, csak tegyen egy új bejelentést a rendszerben az előző bejelentésére hivatkozva, és írja le, hogy mit kell helyesbíteni. 

      Ha a bejelentéskor biztonságos postafiók létrehozása mellett döntött, a helyesbítéshez jelentkezzen be a rendszerbe az iktatószámmal és az Ön által létrehozott jelszóval. 

      A NYILVÁNTARTÁSBA VETT INFORMÁCIÓK TOVÁBBÍTÁSA 

      A rendszerben nyilvántartott információk általában nem kerülnek továbbításra szervezeten kívüli,  harmadik fél részére a. Az alábbi esetekben azonban az információk továbbíthatók: 

      • Ha külső ügyvéd vagy könyvvizsgáló részére továbbítják az információkat a bejelentés ügyének feldolgozásához kapcsolódóan. 
      • Ha a bejelentés peres eljáráshoz vezet. 
      • Ha a jogszabályok előírják. 

        AZ ÖN SZEMÉLYES ADATAI (NÉV, E-MAIL-CÍM ÉS TELEFONSZÁM) 

        Ha megadja személyes adatait, vegye figyelembe, hogy a szervezet felhasználhatja azokat az ügy kivizsgálása és a későbbi peres eljárások során. 

        A szervezet garantálja a személyes adatok védelméhez fűződő jogainak maradéktalan tiszteletben tartását és azt, hogy személyes adatainak felhasználása a fentiekre korlátozódik. 

        A szervezet nem osztja meg személyes adatait a szervezeten kívüli harmadik felekkel, kivéve a fentebb, „A nyilvántartásba vett információk továbbítása” pontban leírt eseteket. 

        A NYILVÁNTARTÁSBA VETT INFORMÁCIÓK TÖRLÉSE 

        A nyilvántartásba vett adatok csak addig őrizhetők meg, amíg szükség van rájuk. Ha a nyilvántartásba vett információkra már nincs szükség, akkor töröljük őket. 

        IT-BIZTONSÁG 

        A bejelentőrendszert üzemeltető Got Ethics A/S a rendszer biztonságát és anonimitását garantáló független fél. 

        A Got Ethics A/S megtette a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket a személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítése, elvesztése vagy sérülése, illetve jogosulatlan átadásuk vagy a velük való visszaélés megakadályozására. A személyes adatok kezelése szigorú ellenőrzéseknek és eljárásoknak van alávetve, és megfelel a bevált gyakorlatoknak ezen a területen. 

        Az adatok továbbítása és tárolása mindig titkosítva történik. A rendszer semmilyen titkosítatlan információt nem küld a nyílt interneten keresztül. 

        NÉVTELENSÉG 

        A rendszer nem naplózza az IP- ímeket és a gépazonosítókat, továbbá nem használ cookie-kat. 

        Ha a szervezet hálózatába tartozó számítógépről tesz bejelentést, akkor fennáll annak a veszélye, hogy a meglátogatott weboldalak bekerülnek a böngésző előzményeibe és/vagy a szervezet naplójába. Ez a kockázat kiküszöbölhető, ha olyan számítógépről küldi a bejelentést, amely nem kapcsolódik a szervezet hálózatához. 

        Ha dokumentumokat tölt fel, tudnia kell, hogy azok metaadatokat tartalmazhatnak, amelyek veszélyeztethetik személyazonossága titkosságát. Ezért feltöltés előtt gondoskodjon az azonosító metaadatok eltávolításáról a dokumentumokból. 

        A bejelentést névtelenül vagy személyes adatainak megadásával is elküldheti. Amennyiben a bejelentő úgy dönt, hogy nem maradt névtelen, az ügyet kezelő személyek ismerni fogják a személyazonosságát. Ez azzal a kockázattal jár, hogy a bejelentőt beidézhetik peres eljárások tanújaként, és így a névtelensége elvész. 

        Tudatában kell lennie annak, hogy ha a bejelentésben olyan információkat ad meg, amelyekből közvetlen vagy közvetett módon megállapítható a személyazonossága, a szervezet az ügy kezelése során ezeket az információkat is kezelni fogja. Ez arra az esetre is érvényes, ha Ön a névtelenséget választja. 

        MI A SZERVEZET JOGALAPJA AZ INFORMÁCIÓK KEZELÉSÉHEZ A RENDSZERBEN? 

        Információi kezelésének jogalapja a következő: 

        • Az adatkezelés a jogellenességek kezeléséhez fűződő jogos érdekeink érvényesítéséhez szükséges, amely érdekek egyértelműen elsőbbséget élveznek a nyilvántartásba vett személy érdekeivel szemben, lásd az európai általános adatvédelmi rendelet 6. cikke (1) bekezdésének f) pontját. 
        • Az adatkezelés jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges, vagy amikor a bíróságok igazságszolgáltatási feladatkörükben járnak el, lásd az európai általános adatvédelmi rendelet 9. cikke (2) bekezdésének f) pontját. 
        • Az adatkezelés a szervezetre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges, lásd az európai általános adatvédelmi rendelet 6. cikke (1) bekezdésének c) pontját. 
        • A kötelező visszaélés-bejelentési megoldásokra vonatkozó konkrét jogszabályok. 

        Az Ön jogai 

        Az európai általános adatvédelmi rendelet értelmében Ön számos joggal rendelkezik. Amennyiben gyakorolni kívánja ezen jogait, fel kell vennie a kapcsolatot a szervezettel. 

        • A tájékozódáshoz való jog 
          Ön jogosult annak megtekintésére, hogy a szervezet milyen Önnel kapcsolatos személyes és egyéb adatokat kezel. Ez a jog azonban soha nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait. 
        • A helyesbítéshez való jog 
          Ön jogosult az Önről szóló hamis személyes adatok helyesbítésére. 
        • A törléshez való jog 
          Különleges esetekben Ön jogosult arra, hogy kérésére a szervezet a normál általános törlés időpontja előtt törölje az Önről szóló információkat. 
        • A korlátozáshoz való jog 
          Különleges esetekben Ön jogosult arra, hogy kérésére a szervezet korlátozza a személyes adatai kezelését.  Amennyiben Ön jogosult erre, akkor a szervezet csak azokat az adatokat kezelheti – leszámítva a tárolást –, amelyek kezeléséhez Ön hozzájárul, vagy amelyek jogi követelések megállapításához, gyakorlásához vagy védelméhez, illetve valamely személy vagy létfontosságú közérdek védelméhez szükségesek. 
        • A tiltakozáshoz való jog 
          Különleges esetekben Ön jogosult arra, hogy tiltakozzon a szervezet általi, egyébként jogszerű adatkezelés ellen. 

        A jogairól ITT találhat további információkat. 

        Kérdések 

        A személyes adatok védelmével kapcsolatos kérdéseivel forduljon a Got Ethics A/S munkatársához, Jesper Dannemannhoz a következő e-mail-címen: jda@gotethics.com. 

         
        Az Ön által megadott személyes adatok feldolgozásának adatkezelője a szervezet, amellyel a normál kommunikációs csatornákon keresztül léphet kapcsolatba. A szervezet adatvédelmi tisztviselőjével (amennyiben van kijelölt adatvédelmi tisztviselő) ugyancsak a normál kommunikációs csatornákon keresztül léphet kapcsolatba, ha kérdése van az információk kezelését illetően. 

        PANASZTÉTEL 

        Amennyiben panaszt kíván tenni a személyes adatai kezelésével kapcsolatban, akkor jogosult panaszt benyújtani az illetékes felügyeleti hatósághoz. 
        Az európai felügyeleti hatóságok jegyzékét INNEN töltheti le. 

        en_GBEnglish (UK)