Procedura zgłaszania nieprawidłowości w VKR Holding

W 1965 roku założyciel Grupy VKR, Villum Kann Rasmussen, sformułował Cel Spółki modelowej. Do dziś kieruje on naszym sposobem prowadzenia działalności w ramach Grupy VKR oraz naszym postępowaniem:

„Celem Grupy jest utworzenie wielu Spółek modelowych, które współpracują ze sobą we wzorcowy sposób. Poprzez Spółkę modelową rozumiemy spółkę pracującą z produktami przydatnymi dla społeczeństwa, która traktuje swoich klientów, dostawców, wszystkich pracowników i udziałowców lepiej niż większość innych spółek.

Spółka modelowa osiąga zysk, który pozwala na finansowanie rozwoju i utrzymanie niezależności finansowej”.

Pomóż Grupie VKR chronić wizerunek Spółki modelowej. Możesz to zrobić, zgłaszając nieprawidłowości, które dotyczą przestępstw finansowych, nieprawidłowości w księgowości, korupcji lub naruszeń bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska.

Ważne jest, aby system zgłaszania nieprawidłowości VKR nie był wykorzystywany do zgłaszania fałszywych oskarżeń ani żadnych nieprawdziwych informacji –wolno zgłaszać tylko przypadki popełnienia przestępstwa.

Zachęcamy do podania w zgłoszeniu swojego imienia i nazwiska, aby możliwy był kontakt, jeśli do rozwiązania problemu potrzebne będą dodatkowe informacje. Wszystkie zgłoszenia są traktowane ściśle poufnie, więc gwarantujemy zgłaszającym pełną anonimowość. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na naszej stronie w sekcji „Polityka prywatności”.

Co można zgłaszać?

W systemie zgłaszania nieprawidłowości można zgłaszać poważne sprawy, takie jak np. łapówki, wymuszenia, malwersacje, kradzież, nieprawidłowości w księgowości itp.

Problemy, takie jak zastraszanie, niezadowolenie z wynagrodzenia, naruszenia zasad dotyczących alkoholu w pracy itp., powinny być zgłaszane standardowymi kanałami.

Anonimowość

Aby zapewnić sobie anonimowość, postępuj w następujący sposób:

Jeśli to możliwe, nie dokonuj zgłoszenia z komputera przekazanego przez swojego pracodawcę.
Nie korzystaj z komputera, który jest podłączony do sieci/intranetu spółki VKR.
Wejdź do systemu zgłaszania nieprawidłowości bezpośrednio poprzez skopiowanie lub wpisanie adresu URL w przeglądarce, a nie poprzez kliknięcie w link.
W zgłoszeniu nie podawaj szczegółów, które mogłyby pomóc w Twojej identyfikacji.

Otwórz skrzynkę pocztową

Gdy wysyłasz zgłoszenie, możesz zdecydować, czy chcesz być dostępny w przypadku dalszych pytań poprzez otwarcie bezpiecznej skrzynki pocztowej.

Zalecamy umożliwienie kontaktu, ponieważ bez dodatkowych informacji od Ciebie możemy nie być w stanie zakończyć sprawy.

Gdy utworzysz skrzynkę pocztową, otrzymasz numer sprawy i wybierzesz hasło. Będziesz używał numeru sprawy i hasła do zalogowania się na skrzynkę pocztową w celu sprawdzenia, czy otrzymałeś jakieś pytania.

Niezależnie od tego, czy chcesz zachować pełną anonimowość, czy podasz swoje imię i nazwisko, prosimy o utworzenie skrzynki pocztowej. Dzięki temu komunikacja będzie bezpieczniejsza i łatwiejsza.

Wszelka komunikacja z nami jest anonimowa, jeśli sobie tego życzysz.

1. Cel polityki zgłaszania nieprawidłowości

Niniejsza polityka zgłaszania nieprawidłowości stanowi podstawę naszych zobowiązań jako Spółki modelowej, a zarząd Grupy ALTATERRA dąży do promowania otwartego dialogu na temat wszystkich kwestii związanych z nielegalnymi metodami prowadzenia działalności, brakiem zgodności z procedurami i innymi kwestiami, które mogą być uznane za niezgodne z prawem.

Celem systemu zgłaszania nieprawidłowości jest zapewnienie, aby problemy lub zachowania związane z pracownikami ALTATERRA lub innymi osobami związanych ze spółkami w Grupie ALTATERRA mogły być w prosty i bezpieczny sposób zgłaszane zewnętrznej i bezstronnej stronie, zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Ponadto, chcemy zapewnić możliwość zgłoszenia w każdej chwili oraz aby nikt nie doświadczał nękania lub innej dyskryminacji podczas korzystania z systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Wszyscy pracownicy i inne osoby związane z podmiotami Grupy ALTATERRA (w tym członkowie Zespołu kierowniczego i Zarządu ALTATERRA) są objęte systemem zgłaszania nieprawidłowości i mogą zgłaszać problemy w systemie w celu ich wyjaśnienia.

2. Co należy zgłaszać

System zgłaszania nieprawidłowości może być używany wyłącznie do zgłaszania przestępstw, które mogą mieć wpływ na spółkę bądź na życie lub dobrostan dowolnej osoby. Przykłady to:

Oszustwo finansowe, na przykład malwersacja, nadużycie finansowe i fałszerstwo

Naruszenie ładu korporacyjnego, na przykład łapówka, naruszenie prawa w zakresie konkurencji i dotacje w niezgodnych z prawem celach
Naruszenie zasad bezpieczeństwa środowiska i warunków pracy
Naruszenie przepisów dotyczących ochrony środowiska i zanieczyszczenia środowiska
Przemoc fizyczna i przestępstwa seksualne.

System zgłaszania nieprawidłowości nie może być wykorzystywany w celu zgłaszania drobnych wykroczeń, takich jak niezadowolenie z poziomu wynagrodzenia, naruszenie wytycznych dotyczących palenia i spożywania alkoholu, mobbing w miejscu pracy, trudności we współpracy lub inne problemy kadrowe. Zalecamy omówienie problemów, które nie dotyczą kwestii niezgodnych z prawem z osobami, które w Twojej opinii nie postępują właściwie, zanim zgłosisz problem wyżej. Jeżeli zdecydujesz się eskalować problem, zgłoś go do swojego bezpośredniego przełożonego, działu HR lub odpowiedniej zaufanej osoby, na przykład specjalisty ds. bezpieczeństwa w związku zawodowym.

Administratorem danych osobowych w systemie zgłaszania nieprawidłowości jest Kierownik ds. HR Ivett Kovacs w ALTATERRA Kft.

W przypadku pytań związanych z Polityką zgłaszania nieprawidłowości ALTATERRA prosimy o kontakt z działem HR Altaterra lub na adres hr@altaterra.eu

3. Gdzie zgłaszać nieprawidłowości

Możesz dokonać zgłoszenia przechodząc tutaj

Jakie informacje będą zarejestrowane?

System może być wykorzystywany wyłącznie do zgłaszania istotnych kwestii, takich jak przestępstwa finansowe, istotne naruszenia bezpieczeństwa pracy, istotne naruszenia przepisów w zakresie ochrony środowiska i zanieczyszczenia środowiska, przemoc fizyczna, napaści na tle seksualnym itp.

W przypadku zgłoszeń mniej istotnych kwestii, takich jak np. niezadowolenie z poziomu wynagrodzenia, trudności we współpracy i naruszenia wytycznych dotyczących palenia i spożywania alkoholu, informacje te będą niezwłocznie usuwane.

Przez „organizację” rozumie się organizację, która otrzymuje zgłoszenie.

Logowanie

Rejestracja zgłoszeń w systemie odbywa się anonimowo. Jedyną rejestrowaną informacją jest samo zgłoszenie. Nie tworzy się żadnego dziennika dotyczącego adresu IP lub identyfikatora komputera, na którym sporządzane jest zgłoszenie.

Poprawa zarejestrowanych informacji

Jeśli zauważysz, że podałeś niekompletne lub niepoprawne informacje, po prostu sporządź w systemie nowe zgłoszenie, w którym odniesiesz się do poprzedniego zgłoszenia i opisz, co należy poprawić.

Jeżeli w związku ze sporządzeniem zgłoszenia zdecydujesz się na utworzenie bezpiecznej skrzynki pocztowej, możesz nanieść poprawki logując się do systemu przy użyciu numeru sprawy i utworzonego przez siebie hasła.

Przekazywanie zarejestrowanych informacji

Informacje zarejestrowane w systemie nie są przekazywane osobom trzecim poza organizacją. Niemniej jednak, w następujących okolicznościach informacje mogą być przekazane dalej:

Przekazanie zewnętrznemu prawnikowi lub audytorowi w związku z przetwarzaniem zgłoszonej sprawy.
Jeśli zgłoszenie skutkuje procesem sądowym.
Jeśli wymaga tego prawo.

Twoje dane osobowe (imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu)

Jeśli podasz swoje dane osobowe, musisz pamiętać, że organizacja może wykorzystać je podczas badania sprawy i podczas następującego po tym procesu sądowego.

Organizacja gwarantuje, że Twoje prawa w zakresie ochrony danych osobowych będą przestrzegane bez ograniczeń i dane będą wykorzystywane wyłącznie w sposób opisany powyżej.

Organizacja nie udostępni Twoich danych osobowych osobom trzecim poza organizacją z wyjątkiem przypadków opisanych powyżej w sekcji „Przekazywanie zarejestrowanych informacji”.

Usuwanie zarejestrowanych danych

Zarejestrowane dane mogą być przechowywane tylko tak długo jak jest to potrzebne. Gdy nie ma już potrzeby przechowywania zarejestrowanych informacji, są one usuwane.

Bezpieczeństwo IT

System zgłaszania jest hostowany przez Got Ethics A/S, niezależną stronę gwarantującą bezpieczeństwo i anonimowość w systemie.

Got Ethics A/S podejmuje niezbędne środki techniczne i organizacyjne w celu zapobiegania przypadkowemu lub niezgodnemu z prawem zniszczeniu danych osobowych, ich utracie lub uszkodzeniu oraz zapobiegania nieuprawnionemu ujawnieniu lub niewłaściwemu wykorzystaniu danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych podlega ścisłej kontroli i procedurom i jest zgodne z dobrymi praktykami w tej dziedzinie.

Wszystkie dane są przekazywane i przechowywane w formie zaszyfrowanej. Żadne niezaszyfrowane dane nie są przesyłane za pośrednictwem otwartej sieci internetowej.

Anonimowość

System nie rejestruje adresów IP i numerów ID urządzeń i nie korzysta z plików cookie.

Jeżeli zgłoszenie składane jest z komputera znajdującego się w sieci organizacji, istnieje ryzyko, że odwiedzane strony internetowe zostaną zarejestrowane w historii przeglądarki i/lub dzienniku organizacji. Ryzyko to można wyeliminować, dokonując zgłoszenia z komputera, który nie jest podłączony do sieci organizacji.

Jeśli prześlesz dokumenty, musisz pamiętać, że mogę one zawierać metadane, które mogą zdradzić Twoją tożsamość. Dlatego należy upewnić się, że wszelkie umożliwiające identyfikację metadane są usunięte z dokumentu przed przesłaniem go.

Istnieje możliwość dokonania zgłoszenia anonimowego lub zgłoszenia zawierającego dane osobowe. Jeżeli osoba dokonująca zgłoszenia postanowi nie zachowywać anonimowości, jej tożsamość będzie znana osobie zajmującej się sprawą. W takim przypadku osoba dokonująca zgłoszenia ryzykuje możliwość wezwania jej jako świadka podczas procesu sądowego i w związku z tym utracona zostanie anonimowość zgłaszającego.

Należy pamiętać, że przekazując podczas dokonywania zgłoszenia szczegółowe informacje, które bezpośrednio lub pośrednio umożliwiają zidentyfikowanie Ciebie, organizacja będzie również przetwarzać te informacje podczas rozpatrywania sprawy. Ma to zastosowanie również wtedy, gdy postanowisz zachować anonimowość.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych w systemie przez organizację?

Podstawy prawne dla przetwarzania Twoich danych są następujące:

Przetwarzanie danych jest konieczne w celu realizacji uzasadnionego interesu związanego z postępowaniem w sprawach niezgodności z prawem, a interes ten wyraźnie przewyższa interesy zarejestrowanej osoby, por. europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych art. 6, ust. 1, lit. f).
Przetwarzanie danych jest konieczne do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych lub gdy sądy działają w ramach swoich kompetencji., por. europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, art. 9, ust. 2, lit. f).
Przetwarzanie jest konieczne w celu zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi, którym podlega organizacja, por. europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, art. 6, ust. 1, lit. c).

Wszelkie szczegółowe przepisy dotyczące obowiązkowych rozwiązań w zakresie zgłaszania nieprawidłowości.

Twoje prawa

Zgodnie z europejskim rozporządzeniem o ochronie danych, masz szereg praw. Jeśli chcesz skorzystać z tych praw, musisz skontaktować się z organizacją.

Prawo wglądu w informacje
Masz prawo wiedzieć, które z Twoich danych osobowych organizacja przetwarza oraz poznać wiele innych informacji. Niemniej jednak, to prawo nie może nigdy naruszać praw innych osób lub prawa do wolności.
Prawo do sprostowania informacji
Twoim prawem jest, aby nieprawdziwe dane osobowe na Twój temat zostały poprawione.
Prawo do usunięcia informacji
W szczególnych przypadkach masz prawo do tego, aby informacje o Tobie zostały usunięte zanim nastąpi zwykłe ogólne usunięcie.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
W szczególnych przypadkach masz prawo do tego, aby przetwarzanie Twoich danych osobowych zostało ograniczone. Jeżeli masz prawo do ograniczenia przetwarzania, organizacja może przetwarzać Twoje dane – za wyjątkiem ich przechowywania – tylko za Twoją zgodą lub w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych lub w celu ochrony innej osoby lub istotnego interesu publicznego.
Prawo sprzeciwu
W szczególnych przypadkach masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych przez organizację w sposób zgodny z prawem.

Możesz dowiedzieć się więcej o swoich prawach TUTAJ

Pytania

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych, skontaktuj się z Jesperem Dannemannem z Got Ethics A/S pod adresem e-mail: jda@gotethics.com.
Organizacja jest administratorem danych w odniesieniu do przetwarzania zgłoszonych przez Ciebie danych osobowych i można skontaktować się z nią poprzez standardowe kanały komunikacji. Podobnie, w przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych, z inspektorem ochrony danych organizacji można również skontaktować się poprzez standardowe kanały komunikacji (jeżeli organizacja wyznaczyła inspektora ochrony danych).

Skargi

Jeżeli chcesz wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, masz prawo złożyć ją do właściwego organu nadzoru.
TUTAJ można pobrać listę europejskich organów nadzoru.